Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch versenden. Doch welches Format passt zu Ihrem Unternehmen? XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Standards in Deutschland. Hier erklären wir die Unterschiede und helfen bei der Entscheidung.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) gepflegt.
Merkmale der XRechnung
- Reines XML: Kein PDF, keine visuelle Darstellung. Ausschließlich maschinenlesbare Daten
- Pflicht für B2G: Bei Rechnungen an Bundesbehörden seit November 2020 vorgeschrieben
- Leitweg-ID: Jeder öffentliche Auftraggeber hat eine eindeutige Leitweg-ID als Adressierung
- Strenge Validierung: Muss alle Pflichtfelder nach EN 16931 + deutsche CIUS enthalten
- Übertragung: Typischerweise über PEPPOL oder das ZRE/OZG-RE Portal
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Seit Version 2.0 basiert auch ZUGFeRD auf der EN 16931.
Merkmale von ZUGFeRD
- Hybridformat: PDF für Menschen + XML für Maschinen in einer Datei
- Verschiedene Profile: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED
- Kompatibel mit Factur-X: ZUGFeRD 2.x ist das deutsch-französische Pendant zu Factur-X
- Einfacher Einstieg: Empfänger können das PDF wie gewohnt öffnen und lesen
- Flexibel: Vom einfachen MINIMUM-Profil bis zum detaillierten EXTENDED-Profil
XRechnung vs ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Menschenlesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF-Ansicht) |
| EN 16931 konform | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| B2G (Behörden) | ✅ Pflicht | ✅ Ab Profil EN 16931 |
| B2B (Unternehmen) | ✅ Möglich | ✅ Empfohlen |
| PEPPOL-Versand | ✅ Standard | ❌ Nur XML-Teil |
| E-Mail-Versand | Als XML-Anhang | Als PDF (mit XML) |
| Komplexität | Hoch | Mittel |
Wann brauche ich XRechnung?
Sie müssen XRechnung verwenden, wenn:
- Sie Rechnungen an Bundesbehörden stellen (Pflicht seit 27.11.2020)
- Sie an Landesbehörden liefern, die XRechnung vorschreiben (variiert je Bundesland)
- Ihr Auftraggeber explizit XRechnung als Format verlangt
- Sie über PEPPOL versenden möchten
Wann ist ZUGFeRD die bessere Wahl?
ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn:
- Sie an andere Unternehmen (B2B) fakturieren
- Ihre Kunden das PDF auch visuell prüfen möchten
- Sie einen schrittweisen Einstieg in die E-Rechnung suchen
- Sie ein Format wollen, das auch ohne spezielle Software lesbar ist
- Sie international arbeiten (Factur-X-Kompatibilität)
Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was gilt?
Mit dem Wachstumschancengesetz 2024 hat der Gesetzgeber einen klaren Fahrplan beschlossen:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen senden
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Sie können also frei wählen.
Unser Tipp: Beides mit RechnungsFlow
Sie müssen sich nicht entscheiden. Mit RechnungsFlow erstellen Sie sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Rechnungen aus denselben Rechnungsdaten. Geben Sie Ihre Daten einmal ein und wählen Sie das passende Format je nach Empfänger.
- Behörde → XRechnung generieren
- Unternehmen → ZUGFeRD-PDF senden
- Automatische Validierung nach EN 16931
- Jetzt loslegen: bis zu 3 Rechnungen/Monat kostenlos
Fazit
XRechnung ist Pflicht für Behörden und die erste Wahl beim PEPPOL-Versand. ZUGFeRD bietet mehr Flexibilität, ist menschenlesbar und gut geeignet für den B2B-Bereich. Ab 2027/2028 brauchen Sie ohnehin ein E-Rechnungstool. Bereiten Sie sich jetzt vor und starten Sie mit beiden Formaten.