Als Freiberufler gehört das Schreiben von Rechnungen zum Alltag. Trotzdem passieren hier die meisten Fehler. Fehlende Pflichtangaben, falsche Nummerierung oder vergessene Steuernummern können zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Diese Anleitung zeigt, worauf es ankommt.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten:
1. Vollständiger Name und Anschrift
Sowohl vom Rechnungssteller (Sie) als auch vom Rechnungsempfänger (Ihr Kunde). Dazu gehören:
- Vor- und Nachname oder Firmenname
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
2. Steuernummer oder USt-IdNr.
Sie müssen entweder Ihre Steuernummer (vom Finanzamt) oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Beides ist zulässig. Bei internationalen Geschäften ist die USt-IdNr. empfehlenswert.
3. Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Dieses Datum ist steuerlich relevant für die Umsatzsteuervoranmeldung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Üblich sind Formate wie:
RE-2026-0001,RE-2026-0002, ...2026/001,2026/002, ...DK-2026-0001(mit Initialen)
Wichtig: Es darf keine Lücken in der Nummerierung geben. Verwenden Sie am besten ein Tool, das die Nummern automatisch vergibt.
5. Leistungsbeschreibung
Eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung. „Beratung" reicht nicht. Besser so:
- „IT-Beratung: Konzeption und Implementierung der Datenbankarchitektur, 15.–28.03.2026"
- „Webdesign: Erstellung einer responsiven Landingpage inkl. 3 Revisionsrunden"
- „Übersetzung: Fachtext Deutsch→Englisch, 4.500 Wörter, Thema Maschinenbau"
6. Leistungszeitraum
Der Zeitraum oder Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das kann ein konkretes Datum sein oder ein Zeitraum (z.B. „März 2026" oder „01.03.–31.03.2026").
7. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
Sie müssen aufschlüsseln:
- Nettobetrag (ohne Steuer)
- Steuersatz (19% oder 7%)
- Steuerbetrag (in Euro)
- Bruttobetrag (Gesamtsumme)
8. Zahlungsziel und Bankverbindung
Zwar keine Pflichtangabe nach UStG, aber unbedingt empfohlen:
- Bankname, IBAN, BIC
- Zahlungsziel (z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen")
Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG
Als Kleinunternehmer (Jahresumsatz unter 22.000 €) dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen müssen Sie auf der Rechnung vermerken:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Die Rechnung enthält dann nur den Nettobetrag = Bruttobetrag. Alle anderen Pflichtangaben gelten trotzdem.
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Fehlende oder falsche Rechnungsnummer
Das Finanzamt prüft die lückenlose Nummerierung. Verwenden Sie ein System, das Nummern automatisch vergibt. Manuelles Nummerieren in Word oder Excel führt schnell zu Fehlern.
Fehler 2: Ungenaue Leistungsbeschreibung
„Dienstleistung laut Angebot" reicht nicht. Beschreiben Sie konkret, was Sie geleistet haben.
Fehler 3: Fehlender Leistungszeitraum
Wird oft vergessen, ist aber Pflicht. Ohne Leistungsdatum kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Fehler 4: Steuernummer vergessen
Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung formell fehlerhaft.
Fehler 5: Rechnung per Word/Excel erstellen
Ab 2027/2028 müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) versendet werden. Word und Excel können das nicht. Steigen Sie jetzt auf ein E-Rechnungstool um.
Muster-Rechnung für Freiberufler
Eine korrekte Rechnung als Freiberufler sieht so aus:
Max Mustermann Rechnungsnr.: RE-2026-0042
IT-Beratung Rechnungsdatum: 04.04.2026
Musterstraße 12 Leistungszeitraum: März 2026
33100 Paderborn
StNr: 339/5150/1234
An:
Beispiel GmbH
Frau Schmidt
Hauptstraße 1
10115 Berlin
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Pos. Beschreibung Menge Einzelpreis Gesamt
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1 IT-Beratung: Konzeption und 40h 85,00 € 3.400,00 €
Implementierung API-Schnittstelle
2 Projektmanagement und 8h 85,00 € 680,00 €
Dokumentation
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Netto: 4.080,00 €
USt 19%: 775,20 €
Brutto: 4.855,20 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BIC: COBADEFFXXX
Sparkasse Paderborn
Warum ein E-Rechnungstool statt Word?
Die Zeiten von Word-Rechnungen sind vorbei. Gute Gründe für ein spezialisiertes Tool:
- Automatische Nummerierung: Keine Lücken, kein manuelles Zählen
- Pflichtfelder-Prüfung: Das Tool warnt Sie, wenn etwas fehlt
- E-Rechnung ready: XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck
- Kundenverzeichnis: Einmal anlegen, immer wiederverwenden
- PDF-Generierung: Professionelles Layout ohne Formatierung
- Zeitersparnis: 5 Minuten statt 30 Minuten pro Rechnung
Mit RechnungsFlow in 3 Schritten zur Rechnung
- Unternehmensprofil einrichten: Name, Adresse, Steuernummer, Bankdaten (einmalig)
- Kunde anlegen: Firmendaten Ihres Kunden eingeben
- Rechnung erstellen: Positionen eingeben, Format wählen (PDF, ZUGFeRD, XRechnung), senden
Gut zu wissen: Sie können direkt loslegen, mit bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos. Keine Kreditkarte nötig.
Fazit
Als Freiberufler müssen Ihre Rechnungen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Sonst riskieren Sie Probleme beim Vorsteuerabzug Ihres Kunden und beim eigenen Finanzamt. Ab 2027/2028 kommt die E-Rechnungspflicht hinzu.
Unser Tipp: Steigen Sie jetzt auf ein E-Rechnungstool um. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und sind für die Zukunft gerüstet.