Die E-Rechnung kommt, und zwar für alle. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung 2024 beschlossen, dass E-Rechnungen im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht werden. Was bedeutet das konkret? Wer ist betroffen? Und wie bereiten Sie sich vor?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Per gesetzlicher Definition (§ 14 UStG neu) ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Konkret bedeutet das:
- XRechnung (XML) = E-Rechnung
- ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML) = E-Rechnung
- PDF per E-Mail = keine E-Rechnung
- Papierrechnung = keine E-Rechnung
- Word/Excel-Rechnung = keine E-Rechnung
Der Zeitplan: Wann gilt was?
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, also auch für Freiberufler, Kleinunternehmer und Einzelunternehmer.
Was bedeutet das praktisch? Sie brauchen mindestens ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien empfangen kann, und idealerweise eine Software, die diese auslesen kann.
Ab 1. Januar 2027: Sendepflicht (große Unternehmen)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle
Ab 2028 gilt die Sendepflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG sind betroffen.
Wer ist betroffen?
Kurz: Jedes Unternehmen in Deutschland, das B2B-Rechnungen stellt.
- Freiberufler (Berater, Designer, Entwickler, Ärzte, Anwälte)
- Handwerker (Elektriker, Maler, Schreiner, Installateure)
- Kleinunternehmer (§19 UStG)
- GmbHs, UGs, AGs, OHGs, KGs
- Einzelunternehmer
Ausnahme: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Hier können Sie weiterhin PDF oder Papier verwenden.
Was passiert bei Verstößen?
Wer ab den jeweiligen Fristen keine E-Rechnungen versendet, riskiert:
- Vorsteuerabzug in Gefahr: Empfänger könnten den Vorsteuerabzug verlieren, wenn die Rechnung nicht im korrekten Format vorliegt
- Bußgelder: Bei Nichtbeachtung der Formvorschriften drohen steuerliche Sanktionen
- Geschäftsverlust: Immer mehr Unternehmen und Behörden akzeptieren nur noch E-Rechnungen
Wie bereiten Sie sich vor? Ein 5-Schritte-Plan
Schritt 1: E-Rechnungen empfangen können (sofort)
Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das kann so einfach sein wie ein E-Mail-Postfach + ein Tool wie RechnungsFlow, das XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien auslesen kann.
Schritt 2: Rechnungssoftware evaluieren
Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen erstellen kann. Viele klassische Tools (Word, Excel, einfache PDF-Programme) können das nicht. Sie brauchen ein Tool, das XRechnung oder ZUGFeRD generiert.
Schritt 3: Stammdaten aufräumen
E-Rechnungen haben strenge Pflichtfelder. Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Kunden die nötigen Daten haben:
- Vollständige Adressdaten
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Leitweg-ID (bei Behörden)
- Korrekte Bankverbindung
Schritt 4: Testlauf durchführen
Erstellen Sie eine Test-E-Rechnung und validieren Sie diese. Tools wie RechnungsFlow validieren automatisch nach EN 16931 und zeigen Ihnen Fehler bevor Sie versenden.
Schritt 5: Prozesse umstellen
Informieren Sie Ihre Kunden, dass Sie künftig E-Rechnungen versenden. Klären Sie den bevorzugten Übertragungsweg (E-Mail, PEPPOL, Portal).
Besondere Fälle
Kleinunternehmer (§19 UStG)
Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Zwar weisen sie keine Umsatzsteuer aus, müssen aber trotzdem E-Rechnungen im korrekten Format versenden. Die Rechnung enthält dann den Hinweis auf §19 UStG, allerdings im strukturierten XML-Format.
Freiberufler
Freiberufler, die an andere Unternehmen fakturieren, unterliegen der vollen E-Rechnungspflicht. Nur Rechnungen an Privatpersonen (z.B. Privatpatienten bei Ärzten) sind ausgenommen.
Handwerker
Handwerker stellen oft Rechnungen an Privatpersonen. Diese sind ausgenommen. Aufträge von Hausverwaltungen, Unternehmen oder Behörden erfordern dagegen E-Rechnungen.
Was kostet die Umstellung?
Es muss nicht teuer sein. Mit RechnungsFlow starten Sie kostenlos mit bis zu 3 E-Rechnungen pro Monat. Für unbegrenzte Rechnungen gibt es den Starter-Plan ab 9 €/Monat.
Die Alternative, keine E-Rechnungen zu versenden, wird deutlich teurer: verlorene Aufträge, steuerliche Probleme und unnötiger Aufwand.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist beschlossene Sache. Je früher Sie sich vorbereiten, desto einfacher wird die Umstellung. Fangen Sie jetzt an, nicht erst 2027.
- Empfangspflicht gilt bereits seit 01.01.2025
- Sendepflicht ab 2027 (> 800.000 €) bzw. 2028 (alle)
- XRechnung und ZUGFeRD sind beide zulässig
- Auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind betroffen
- Direkt loslegen mit RechnungsFlow