RechnungsWer regelmäßig ähnliche Rechnungen schreibt, kennt das Problem: Du gibst dieselbe Leistung zum fünften Mal ein. Beschreibung. Einheit. Preis. Jedes Mal von vorne. Das kostet Zeit, die du besser nutzen könntest.
Mit Artikelvorlagen in RechnungsFlow ist das vorbei. Einmal anlegen, per Klick einfügen. Deine häufigsten Positionen stehen sofort bereit, komplett ausgefüllt.
Das Problem: Copy-Paste bei jeder Rechnung
Stell dir einen Webdesigner vor, der drei feste Leistungen abrechnet: Konzeption, Design und Abstimmung. Oder eine Beraterin, die immer dieselben Stundensätze für Strategy Call, Workshop und Follow-up-Bericht ansetzt. Handwerker haben eigene Standardpositionen: Material, Arbeitsstunden, Anfahrt.
Der typische Ablauf ohne gespeicherte Positionen: Rechnung öffnen, Position eintippen, Preis nachschlagen, Einheit auswählen, weiter. Beim nächsten Kunden dasselbe. Beim übernächsten auch. Irgendwann schleicht sich ein Tippfehler ein. Oder ein falscher Preis, weil der alte Stundensatz noch im Kopf war.
Das ist kein Komfortproblem. Fehlerhafte Positionen erzeugen Rückfragen, machen Korrekturrechnungen nötig und verschieben im schlechtesten Fall das Zahlungsziel.
Die Lösung: Artikelvorlagen in RechnungsFlow
Artikelvorlagen sind gespeicherte Rechnungspositionen. Du legst eine Position einmalig an: Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis. Ab dann steht sie dir in jeder Rechnung per Autocomplete oder über den Picker bereit.
Alle Felder werden automatisch ausgefüllt. Kein Abtippen. Kein Nachschlagen. Kein Fehler beim Dezimalkomma.
Das Feature ist ab dem Starter-Plan verfügbar.
So funktioniert's: 3 Wege
1. Artikel auf der Artikelseite anlegen
Unter /artikel findest du die zentrale Artikelverwaltung. Hier legst du neue Vorlagen an, bearbeitest bestehende und löschst nicht mehr benötigte. Die Übersicht zeigt alle gespeicherten Positionen auf einen Blick: Name, Preis, Einheit.
Das macht Sinn, wenn du deinen Katalog einmalig sauber aufsetzen willst. Zum Beispiel beim Start: alle Standardleistungen anlegen, Preise prüfen, fertig.
2. Direkt aus der Rechnung speichern
Du tippst gerade eine neue Position in eine Rechnung. Die Leistung ist einmalig, und du weißt noch nicht, ob du sie nochmal brauchst. Dann lass sie stehen.
Wenn du aber merkst: "Das werde ich öfter brauchen", klickst du einfach auf das Speichern-Symbol in der Positionszeile. Die Position landet direkt in deinen Artikelvorlagen. Kein Umweg über die Artikelseite nötig.
3. Per Autocomplete einfügen
Du fängst an zu tippen. Sobald deine Eingabe einer gespeicherten Position ähnelt, erscheinen Vorschläge direkt unter dem Eingabefeld. Klick auf einen Vorschlag: Bezeichnung, Beschreibung, Einheit und Preis sind sofort ausgefüllt.
Keine gespeicherte Position passt? Klick auf den Picker und blättere durch alle Artikelvorlagen. Auswählen, einfügen, weiter.
Für wen ist das sinnvoll?
Kurz gesagt: für alle, die öfter als einmal dieselbe Leistung abrechnen.
Freiberufler mit wiederkehrenden Leistungen profitieren am meisten. Typische Beispiele:
- Webdesigner: "Responsive Landingpage, inkl. 2 Revisionsrunden, 1.200,00 Euro"
- Texter: "Blogartikel, ca. 1.000 Wörter, 180,00 Euro"
- Berater: "Strategy Call, 60 Min., 250,00 Euro"
Handwerker mit Standardpositionen sparen sich das manuelle Eintippen von Materialpreisen und Stundensätzen:
- "Arbeitsstunde Elektriker, 95,00 Euro"
- "Anfahrtspauschale, 35,00 Euro"
- "LED-Deckenleuchte 2700K, 48,00 Euro"
Kleine Unternehmen mit einem Produktkatalog können ihre meistverkauften Artikel einmalig anlegen und dann per Klick in jede Rechnung ziehen.
Das Prinzip ist immer gleich: Du legst Positionen an, die sich lohnen zu speichern. Alles andere gibst du weiterhin manuell ein. Kein Zwang, aber viel Spielraum.
Jetzt loslegen
Du nutzt bereits den Starter-Plan oder höher? Geh direkt zu /artikel und leg deine ersten Vorlagen an. Fang mit deinen drei häufigsten Positionen an. Das reicht, um sofort Zeit zu sparen.
Du bist noch auf dem Free-Plan? Artikelvorlagen sind im Starter enthalten, zusammen mit bis zu 50 Rechnungen pro Monat, XRechnung-Export und einigen weiteren Funktionen. Einen Planvergleich findest du auf der Preisseite.
Erste Schritte, wenn du loslegen möchtest:
- Geh zu /artikel in der App
- Leg deine häufigsten Positionen an (Bezeichnung, Preis, Einheit)
- Erstell eine Rechnung und tippe die ersten Buchstaben einer Position
Ab dann läuft es automatisch.
Noch keine Rechnung erstellt? Erste Rechnung erstellen und direkt ausprobieren.
